Uqi Smart System

Sekilas Ummul Quro Smart-System

Seiring perkembangan teknologi informasi dewasa ini, pesantren kita tengah mengembangkan sebuah sistem informasi yang mengintegrasikan seluruh data akademik santri, yang bertujuan untuk memberi informasi akurat dan mendekatkan informasi tersebut kepada seluruh wali santri.

Sistem ini dinamakan “Ummul Quro Smart-System”. Sebuah sistem terpadu (all-in-one) berbasis computer yang dikembangkan untuk lebih mendekatkan para wali santri kepada informasi tentang putra-putrinya di pesantren. Sistem ini mencakup seluruh aspek kegiatan sehari-hari, informasi tabungan, pembayaran SPP bulanan, bahkan kepada siapa santri mencucikan bajunya. Ya, hingga informasi detail ibu cuci beserta foto pun disimpan disini.

Ummul Quro Al-Islami adalah pesantren yang besar, dengan 3000 lebih santri. Untuk itu, dibutuhkan lebih dari sekedar catatan dan dokumentasi manual untuk segala macam pendataan didalamnya. Mengingat kompleksitas kebutuhan data di pesantren, informasi yang real-time pun dibutuhkan, hingga akhirnya system ini digagas 2 tahun lalu, dan mulai dipergunakan sejak pendaftaran santri baru tahun 2011. Seluruh data santri didalamnya dilakukan oleh divisi EDP (Electronic Data Processing) yang terdiri dari santri kelas 4 dan 5.

Untuk memperkenalkan system yang akan di-launching pada milad ke-20 tersebut, mari kita sejenak menengok beberapa fiturnya.

1. Detail data santri

 

Detail data santri menampilkan seluruh detail data. Tabungan santri, pembayaran SPP, pelanggaran santri di pesantren, konsultasi psikologis santri kepada Biro Pengasuhan, dll yang dilengkapi dengan barcode, juga generate smartcard (kartu identitas santri) secara otomatis. Dan yang tak kalah pentingnya adalah, setiap tab pada detail data tersebut dapat diakses via sms gateway untuk mempermudah wali santri yang belum dapat mengakses system via internet.

2. Laporan keuangan bendahara

Kerapihan administrasi dan keuangan adalah hal penting dalam pengelolaan sebuah lembaga. Untuk itu, transaksi pembayaran dan laporan keuangan pun dilakukan all-in-one didalam smart-system, kemudahan-kemudahan dalam penyesuaian laporan bendahara, dan kemudahan bagi pimpinan untuk memeriksa laporan pembayaran santri tiap bulan, dan bahkan setiap hari.

3. Data Staff dan Guru

Pendataan seluruh staff dan guru juga dilakukan oleh system. Seluruh detail data dari mulai guru, staff, driver, hingga satpam pesantren disimpan disini. Penyimpanan nomor hp para staff digunakan untuk penyebaran sms massal via sms gateway. Fitur ini juga dapat mencetak id card guru dan staff secara otomatis. 

4. Pendataan laundry (Ibu Cuci)

Bagi para alumni mungkin terdengar agak menggelikan, :) . Tapi pendataan ibu cuci memang benar-benar digarap secara serius didalam system. Selain untuk pengelolaan honorarium para buruh cuci, dan juga mengetahui kepada siapa santri mencucikan bajunya, fitur ini juga berguna untuk mengetahui ekonomi masyarakat sekitar yang bekerja sebagai buruh cuci.

5. Tabungan siswa (TABSIS)

Tabungan siswa (tabsis) kedepannya akan digunakan untuk mengontrol keuangan santri setiap hari, dengan memberlakukan smartcard pada setiap transaksi di koperasi pesantren. Tabungan ini juga mencegah hal-hal yang tidak diinginkan apabila santri menyimpan uangnya di lemari. Tabsis dengan smartcard adalah miniatur bank dan kartu atm pada setiap transaksi pembelanjaan santri.

Selain fitur-fitur diatas, masih ada banyak lagi fitur yang lain, seperti Raport Online, Pendaftaran Santri Baru Online, Absensi santri dengan barcode, dan lain-lain. yang terus digunakan dan dikembangkan oleh pesantren.

Semua ini adalah untuk lebih memudahkan untuk kebutuhan teknologi dan informasi seluruh elemen pesantren dan wali santri. Dan smart system adalah salah satu fasilitas pesantren untuk memperkenalkan kepada masyarakat bahwa pesantren tidak melulu gaptek, tertinggal, dan jauh dari sentuhan teknologi. System informasi sekolah yang umum, dengan memiliki fitur lebih kaya dari ini pun banyak. Akan tetapi, UQI Smart-system adalah inovasi. Motivasi. Dan peluh yang diteteskan sebagai tinta untuk mengukir sejarah, dan sebagai sedekah untuk ummat pengganti harta bagi para pengembangnya. Smart-system akan terus berkembang, butuh tangan terampil dan jiwa yang haus akan perjuangan untuk terus mengembangkannya. Lalu siapa lagi kalau bukan alumni? Mudah-mudahan ini dapat memberi inspirasi bagi teman-teman alumni  untuk terus menjaganya di masa yang akan datang, dan regenerasi pengembang system untuk kemajuan teknologi informasi pesantren. Karena, akan lebih sulit untuk menjaga sebuah bendera untuk terus berkibar tinggi, dibandingkan mengibarkannya. Tapi percayalah. Semua ini tidak akan sia-sia.

Disclaimer:

Tulisan ini adalah artikel yang saya ambil dari situs 'santrinulis.com' dan bukan tulisan saya pribadi, tujuan saya membagikannya di blog ini hanya sekedar sebagai perluasan informasi pada saat itu.

Tulisan ini adalah Artikel lama yang saya posting di tanggal 28 Januari 2013, tulisan yang membahas tentang satu system, yakni "Smart System" yang pernah digunakan sebagai sistem pengelola administrasi dan database data Pesantren Modern Ummul Quro Al-Islami.

Saat ini setahu saya Smart System sudah tidak digunakan dan sudah menggunakan system yang lain, apakah nama system terbaru tersebut, saya kurang tahu karena sudah tidak berkecimpung di dalamnya.